Auftragsklärung – was der Kunde wollte…

PM - Auftragsklärung“Aber das habe ich mir nicht so vorgestellt!“ Wenn Sie diesen Satz schon mal von einem Kunden hören mussten, lohnt es sich, dem Thema “Auftragsklärung” ein paar Gedanken zu widmen.

Es geschieht oft, dass Kunden Fachbegriffe falsch verwenden, widersprüchliche Angaben machen, die technischen Möglichkeiten überschätzen oder einfach nicht genau wissen, was sie tatsächlich möchten.

Der Projektauftrag und die saubere Auftragsklärung zwischen Auftraggeber und Projektleitung ist die Basis jedes Projektes. Und der erste Grundstein für den späteren Projekterfolg.

Der Projektauftrag enthält idealerweise folgende Elemente:

  • Projektziel
  • Grober Kostenrahmen
  • Ressourcen
  • Meilensteinplan
  • Projektteam, Organe und Gremien
  • Weitere Rahmenbedingungen
  • Erste Einschätzung zu Umfeld, Chancen und Risiken

Projektziel
Das Projektziel sollte den SMART-Kriterien genügen. Neben einer positiv-Beschreibung (also was erreicht werden soll) hilft es oft auch eine negativ-Abgrenzung vorzunehmen (also was nicht erreicht werden muss). Darüber hinaus sollte definiert werden, was im weiteren Verlauf von wem noch geklärt werden muss und welche Leistungen andere zu erbringen haben.

Grober Kostenrahmen
Auftraggeber kaufen verständlicher Weise nur ungern die Katze im Sack, Projektleiter legen sich bezüglich des Kostenrahmens ungern vor Ende der Planungsphase fest. Dieser Widerspruch wird sich nie auflösen lassen, trotzdem sollte schon zu Beginn eine Übereinkunft über den groben Kostenrahmen gefunden werden. Wichtig ist, dass dieser bei begründeten Abweichungen (also neuen Erkenntnissen, veränderten Rahmenbedingungen etc.) noch angepasst werden kann.

Ressourcen
Ähnlich wie bei den Kosten ist eine Festlegung im Detail zu diesem frühen Zeitpunkt schwierig. Trotzdem sollte ungefähr geregelt sein, welche Ressourcen in etwa benötigt werden und wie der Zugriff durch das Projektteam darauf erfolgen soll.

Meilensteinplan
Der erste Meilensteinplan legt die für den Auftraggeber wesentlichen Meilensteine fest. Diese sind durch das Projekt zwingend zu erreichen. Im weiteren Verlauf der Planung ergeben sich dann häufig noch weitere Meilensteine, die allerdings eher für das Projektteam und dessen Arbeit wichtig sind und weniger den Auftraggeber interessieren.

Projektteam, Organe und Gremien
Nach Festlegung der Kosten, Termine und Ressourcen sollte auch eine erste Aussage zur personellen Ausstattung des Projektes getroffen werden. Dabei sollte zumindest das Kernteam definiert werden (einschliesslich der zur Verfügung stehenden Zeitbudgets). Darüber hinaus sollten die für das Projektteam relevanten Gremien bestimmt werden, also üblicherweise der Steuerungskreis (Steering Committee) und – falls sinnvoll – der Abstimmungskreis (Sounding Board).

Weitere Rahmenbedingungen
Darüber hinausgehende Rahmenbedingungen wie zum Beispiel gesetzliche Regelungen, interne Normen oder andere Einflussfaktoren.

Erste Einschätzung zu Umfeld, Chancen und Risiken
Eine erste Einschätzung des Umfeldes und eine Einschätzung von Chancen und Risiken zu diesem frühen Zeitpunkt sensibilisieren Auftraggeber und Projektleitung gleichermassen für potenzielle Herausforderungen und können so bereits im Ansatz bearbeitet werden.

Bei aller Planerei und guten Absichten darf nicht vergessen werden, dass bei Projekten stets unvorhergesehens eintreten kann und sich Ziele unterwegs auch mal ändern können, wenn das aufgrund neuer Erkenntnisse nötig ist. Wichtig dabei: Den Kunden nicht vergessen, sonst sind wir wieder gleich weit wie im Beitragsbild skizziert…

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